Openbaarheid

Openbaarheid en Wet open overheid (Woo)
Per 1 januari 2027 moeten bestuursorganen voldoen aan de inspanningsverplichtingen van de Wet open overheid (Woo). Deze wet heeft twee hoofddoelen:

1. Het actief openbaar maken van overheidsinformatie uit de 11 verplichte informatiecategorieën.
2. Het op orde brengen van de informatiehuishouding.

De gemeente Apeldoorn volgt hierbij de meerjarenplanning van de VNG, zodat tijdig wordt voldaan aan de wettelijke deadlines voor actieve openbaarmaking. De inwerkingtreding van de verplichtingen is gefaseerd, afhankelijk van de complexiteit van de betreffende informatiecategorie.

Reeds verplicht openbaar (sinds 1 november 2024):Wetten en algemeen verbindende voorschriften

• Overige besluiten van algemene strekking
• Organisatie en werkwijze
• Bereikbaarheidsgegevens
• Vergaderstukken raad
• Woo-verzoeken

De gemeente Apeldoorn voldoet volledig aan de verplichting tot publicatie van deze categorieën. Voor Woo-verzoeken geldt dat deze nu ook digitaal, zonder DigiD-authenticatie, kunnen worden ingediend.

Nog te publiceren categorieën (data volgen vanuit rijksoverheid):

• Bestuursstukken
• Convenanten
• Onderzoeken
• Beschikkingen
• Klachten

Aanpak gemeente Apeldoorn
Om de Woo correct te implementeren zijn drie trajecten gestart, die allemaal onderdeel zijn van het project Woo #InfoOpOrde:

1. Implementatie Woo

• Opstellen implementatieplan.
• Invoering anonimiseringssoftware.
• Realisatie publicatieplatform en koppeling met PLOOI.
• Gefaseerde implementatie van informatiecategorieën (looptijd: 5 jaar).
• Inventarisatie Woo-waardige documenten per afdeling en opstellen informatiebeheerplannen.

2. Informatiehuishouding op orde

• Randvoorwaarde voor publicatie is dat informatie vindbaar en juist wordt opgeslagen.
• Vaststellen en invoeren van uniforme afspraken over opslag en beheer van informatie.
• Implementatie van de informatiebeheerplannen per afdeling.

3. Doorontwikkeling informatielandschap

• Verdere inrichting en ontwikkeling van het zaaksysteem.
• Realiseren van koppelingen tussen applicaties en het zaaksysteem.
• Ontwikkeling en inrichting van een gemeentebreed publicatieplatform.

Bestuurlijk Informatieproces (BIP)
Parallel aan de Woo-verplichtingen is een project gestart om het bestuurlijk informatieproces (BIP) te verbeteren. Dit sluit aan bij de behoefte aan meer inzicht, eenduidigheid en kwaliteitsborging.

Het doel is: “We leveren kwalitatief goede stukken die via een standaard proces eenvoudig kunnen worden geagendeerd en gepubliceerd. Het proces is inzichtelijk, efficiënt, bindend, met een duidelijke rolscheiding en is rechtmatig en transparant.”

Stappen in het project BIP:

• Uitvoeren adviesopdracht vergaderapplicatie: onderzoek naar een toekomstbestendige vergaderapplicatie.
• Ontwerpfase: uitwerking van de uitgangspunten, doorvoeren van de procesverbeteringen, met tussentijdse afstemming in de projectgroep en advisering richting de stuurgroep.
• Vaststelling in de driehoek, op basis van het advies van de stuurgroep.
• Implementatie: technische inrichting van systemen en gebruikersgroepen begeleiden in de adoptie van de nieuwe werkwijze.

Bewustwordingscampagne
Daarnaast zijn we bezig met een bewustwordingscampagne Woo als het gaat om de houding en het gedrag van medewerkers. De Woo vereist naast alle technische handelingen en het beschikbaar stellen van hulpmiddelen in de organisatie ook een bewustwording en verandering in de houding en het gedrag van de overheidsmedewerker. Medewerkers dienen zich bewust te zijn van het feit dat:

• Bepaalde overheidsinformatie voor de inwoners altijd transparant en openbaar hoort te zijn;
• Het openbaar maken van overheidsinformatie veranderingen met zich meebrengt in reeds gebruikte werkwijzen;
• Het gevolgen heeft als overheidsinformatie niet of onjuist wordt gepubliceerd of te laat wordt verstuurd (afhandeling Woo-verzoek).