Bedrijfsvoering

1. Naar het oordeel van de accountant geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening van de gemeente Apeldoorn een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de activa en passiva van de gemeente op 31 december van het betreffende verslagjaar en van de baten en lasten van dat jaar in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (‘BBV’).
2. Het college stelt de rechtmatigheidsverantwoording op bij de jaarstukken en verklaart dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens.

Business controllers vanuit de 2e lijn voeren gesprekken met de 1e lijn om opvolging te geven aan bevindingen vanuit interne controle en de accountant en om maatregelen te bespreken die gericht zijn op het beheersen van risico's en het realiseren van doelen binnen de afgesproken kaders en normen.

Binnen de gemeente Apeldoorn is behoefte aan meer betrouwbare en tijdige informatievoorziening over de financiële resultaten. Daarvoor is in 2024 een plan van aanpak opgesteld en met het Auditcomité besproken. We maken bij de aanpak onderscheid in de korte en lange termijn Voor de korte termijn wordt het volgende gerealiseerd:

1. Quick wins zoals het opstellen van een rapportage investeringen, goed verwerken van DVO’s, vereenvoudiging van de systematiek voor risico-uren en het informeren van het college over de stand van zaken na het 1e kwartaal.
2. Een externe partij adviseert op procesverbetering en versteviging van de bedrijfsvoering. Hierin staan de volgende vragen centraal:

• Wat is nodig voor de integrale transformatie waarmee we beter in control komen en met onze financiële functie betrouwbaar en wendbaar worden?
• Welke mogelijkheden zijn er voor innovatie en efficiency?
• Wat zijn de leidende principes voor het inrichten van de financiële administratie?

3. Op 1 januari 2027 wordt een nieuw financieel systeem geïmplementeerd met vervolgens een doorontwikkeltraject van 2 jaar. Hierdoor gaan processen efficiënter verlopen en worden geautomatiseerde rapportage gemakkelijker.
4. Het verschil tussen de resultaatsprognose van het derde kwartaal en het resultaat van de jaarrekening wordt elk jaar kleiner met uiteindelijk als doel een bandbreedte van 10%.
5. In het kader van de bezuinigingen wordt de P&C-cyslus afgeschaald.

Vanuit het project Grip op Inkoop zetten we extra in de kwaliteit en rechtmatigheid door:

1. We leveren een complete aanbestedingskalender op.  

2. We verhelderen het  inkoopbeleid.

4. We implementeren een centraal spend en contractmanagement systeem en centraliseren maximaal de contractbeheer- en contractmanagementtaken.

5. We versterken onze centrale inhuurdesk

We hebben inzicht in het huidige volwassenheidsniveau voor de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en zijn in staat de AVG duurzaam te implementeren en na te leven. We brengen de beleidsmatige basis op orde en actualiseren we onze registers. Op basis hiervan toetsen we de naleving van de AVG en ontwikkelen we een passend groeipad voor een duurzame implementatie en naleving. Hier geven we uitvoering aan.

We implementeren en bestendigen de PDCA-cyclus voor de borging en naleving van de Wet politiegegevens (Wpg). Middels de jaarlijks uit te voeren audits, worden de effecten van genomen maatregelen getoetst. De resultaten in de auditrapportage worden gedeeld met het college van B&W. Op basis van de uitkomsten van de audit, worden indien noodzakelijk passende maatregelen genomen.

Vanuit de Archiefwet en onderliggende regelgeving brengen we onze informatiehuishouding op orde en voldoen hiermee aantoonbaar aan in de Archiefwet gestelde eisen om op deze manier een transparante en betrouwbare overheid te zijn. De volgende werkzaamheden voeren we hiervoor uit:

1. Binnen het project WOO / project Gewoon Goed Gedocumenteerd (GGG) voeren we inventarisaties uit naar de wijze waarop afdelingen hun informatie opslaan en beheren. Verbeterplannen helpen ons om het informatiebeheer beter op orde te krijgen, informatie terug te kunnen vinden en toegankelijk en openbaar te maken;
2. We zorgen ervoor dat achterstanden in overbrenging en vernietiging van informatie worden weggewerkt. Een belangrijke stap hierin is de implementatie van de Selectielijst e-mailarchivering 2024.
3. We gaan marktonderzoek doen voor het aanschaffen van een e-depot.
4. We voeren ons toezicht uit voor de gemeente en vijf gemeenschappelijke regelingen en leggen daarmee ook verantwoording af aan de provincie / IBT Gelderland.
5. In kwartaaloverleggen met CODA Archief houden we zicht op de voortgang van de overeengekomen prestatieafspraken en besteding van de door de Stichting Apeldoorns Archief (SAA) ter beschikking gestelde gelden. In 2026 gaan we de overeengekomen afspraken herijken.

We hebben inzicht in het huidige volwassenheidsniveau van informatiebeveiliging en zijn in staat geldende wet- en regelgeving duurzaam te implementeren en na te leven

De nieuwe Europese richtlijn over informatiebeveiliging (NIS2) wordt in Nederlandse wetgeving omgezet in de Cyberbeveiligingswet. Deze wet zal naar verwachting vanaf Q2 2026 van kracht zijn. Een nieuwe versie van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid krijgt hierin een wettelijke verankering.

Op basis van een plan van aanpak sturen we op het voldoen aan de Cyberbeveiligingswet, waaronder:

1. het opstellen of actualiseren van beleidsmatige kaders, die verplicht zijn vanuit de Cyberbeveiligingswet;

2. het inrichten en beschrijven van ons Informatiebeveiligingsproces (ISMS), zodat de PDCA-cyclus aantoonbaar werkend en rond is;

3. het inrichten van het risicomanagementproces voor beveiliging en het uitvoeren van risicoanalyses voor in ieder geval de kritische bedrijfsprocessen, op basis waarvan we het gewenste optimale niveau van beveiliging en de daarbij horende beveiligingsmaatregelen vaststellen.

1. We beschikken over een getrainde crisisorganisatie voor het afhandelen van grote verstoringen van de dienstverlening en bedrijfsvoering. In 2026 organiseren we hiervoor weer een aantal crisisoefeningen;
2. We beschikken over een actueel overzicht van bedrijfsprocessen die kritisch zijn en hebben maatregelen getroffen om deze weer volgens de daarover gemaakte afspraken te herstellen na een grote verstoring. Jaarlijks voeren we continuïteitstesten uit om de werking van de getroffen maatregelen aan te tonen.
3. De PDCA-cyclus in relatie tot bedrijfscontinuïteit is geborgd. Jaarlijks rapporteert de CISO over de mate waarin we voldoen aan ons Bedrijfscontinuïteitsbeleid.

Om te komen tot een wendbare, resultaatgerichte organisatie die snel kan anticiperen op veranderende omstandigheden en zo continu kan werken aan de maatschappelijke opgaven, is er een noodzaak voor een stabiele, robuuste en eenvoudige bedrijfsvoering met duidelijke keuzes over sturing, inrichting, werkwijzen en gedrag van professionals. Op basis van de hiervoor vastgestelde visie ‘Samen werken aan slimme oplossingen’ werken we aan vereenvoudiging, standaardisatie en centralisatie van de bedrijfsvoering. Jaarlijks vertalen we onze visie naar concrete plannen en projecten met als resultaat een steeds meer geïntegreerde en samenhangende bedrijfsvoering. Deze kent een integrale aanpak, die inzet en samenwerking van de gehele organisatie vereist. Dit is essentieel om onze ambitie om een toekomstbestendige organisatie te zijn, te realiseren.

We integreren doelrealisatie in de beoordelingen van de administratieve organisatie en interne controle. We beoordelen niet alleen de financiën maar ook of we werken aan het (efficiënt) halen van onze eigen doelstellingen.

Vanuit het project Grip op Subsidies wordt gewerkt aan diverse verbeterslagen en die worden komend jaar verder uitgewerkt en uitgerold. Daarbij gaat het om het komen tot één transparant en eenvoudig subsidieproces, het komen tot één subsidieregeling en het centraliseren van de subsidies en subsidierollen in één centraal subsidieteam.

Wij realiseren  een werkplekconcept waarbij we onze medewerkers faciliteiten bieden om op een

passende manier met elkaar samen te werken. Denk met namen aan voldoende werkplekken en geschikte teams- en vergaderfaciliteiten. Het concept is inmiddels met alle betrokkenen nader uitgewerkt en wordt in 2025 en 2026 stapsgewijs gerealiseerd.

Daarnaast brengen we de diverse gemeentelijke werklocaties nader in beeld en sturen we op het optimaal inzetten – en waar mogelijk verminderen – van de locaties. Dit “werkvastgoed-portfolio” maakt het mogelijk om te  anticiperen op groei, krimp, aan- en verkoop van vastgoed in relatie tot de bedrijfsvoering. Aanhangende de beslissing om het oude raadhuis af te stoten wordt onderzocht onder welke voorwaarden de fracties kunnen worden gehuisvest in het stadhuis.

We zetten concrete stappen in de uitvoering van de kanaalstrategie 2025-2028, gericht op het verbeteren van de dienstverlening aan inwoners, ondernemers en organisaties. Zij staan in onze dienstverlening centraal. Met een omnichannel aanpak richten we ons op het in samenhang inrichten en beheren van onze dienstverleningskanalen. MijnApeldoorn wordt doorontwikkeld tot een persoonlijke internetpagina waar inwoners hun zaken centraal kunnen volgen. De uitvoering van de kanaalstrategie verloopt langs drie sporen: organisatie & processen, data & sturing, en technologie & innovatie. Zo versterken we het vertrouwen in de gemeente Apeldoorn.

We zeggen wat we doen en doen wat we zeggen. Inwoners, ondernemers en organisaties weten wat ze van ons kunnen verwachten - en wanneer. Door afspraken na te komen, tonen we ons betrouwbaar en beperken we herhaalverkeer. We reageren tijdig: op minimaal 80% van de terugbelverzoeken en contactformulieren binnen de afgesproken termijnen. We monitoren continu of we deze norm halen en sturen hier actief op.

We zorgen dat onze communicatie aansluit bij de doelgroep door het belang van begrijpelijke taal te benadrukken en stimuleren, onder andere met de training 'Direct Duidelijk Schrijven' en het testpanel laaggeletterdheid. Voor hulp bij het schrijven van begrijpelijke teksten gebruiken we in toenemende mate AI. Waar nodig communiceren we meertalig, bijvoorbeeld op bepaalde webpagina’s en in webformulieren, gebruikersonderzoeken en ons afsprakensysteem. We toetsen en verbeteren continu de digitale toegankelijkheid, met in 2026 focus op Apeldoorn.nl, Samen055 en Energie van Apeldoorn. Het doel is om in 2030 te voldoen aan WCAG 2.1, met in 2026 alle genoemde websites op status B. Gebruikersonderzoek helpt ons om Apeldoorn.nl steeds gebruiksvriendelijker te maken.

We stimuleren medewerkers om verantwoordelijkheid te nemen en actief in te spelen op maatschappelijke vragen. Dit doen we via:

•   Nieuwe competenties: Focus op zelfsturing, samenwerking, creativiteit en betrouwbaarheid via training en coaching.

•   Digitale volwassenheid: Versterken digitale vaardigheden, veilig datagebruik en verantwoord inzetten van AI. Enquête en leeraanbod ondersteunen dit.

•   Eigenaarschap: Medewerkers krijgen meer ruimte om oplossingen te vinden. Leidinggevenden coachen actief. We introduceren een LMS en besteden jaarlijks minimaal 90% van het opleidingsbudget.

•   Het nieuwe werken: Teams bepalen samen hoe ze werken. Het stadhuis wordt aangepast om dit te ondersteunen.

Door bezuinigingen en groei verandert ons personeelsbestand. We zetten in op:

•   Anders en slimmer werven: Positionering als aantrekkelijke werkgever via nieuw werkgeversmerk en campagne.

•   Diversiteit & inclusie: Jaarlijkse activiteiten en monitoring via CBS-barometer.

•   Duurzame inzetbaarheid: Betere inzet van tools voor vitaliteit en ontwikkeling. Jaarlijks sociaal jaarverslag. Nieuwe Arbodienst en herziening verzuimaanpak.

•   Veiligheid: Heldere integriteitsstructuur, gedragscode, medewerkersonderzoek en introductiebijeenkomsten voor nieuwe collega’s.

De iVisie 2023-2026 is eind 2021 met brede steun vastgesteld en opgenomen in het bestuursakkoord. In 2026 wordt een vernieuwde iVisie aan de raad aangeboden. Apeldoorn benut digitalisering om stedelijke opgaven te realiseren, de dienstverlening inclusiever te maken en de uitdagingen van de digitale transformatie aan te gaan. Dit vraagt om een wendbare, robuuste en weerbare informatievoorziening. Met en voor inwoners benutten we kansen op uiteenlopende gebieden: van sensoren tegen hittestress en digitale toepassingen in mobiliteit tot toegankelijke onlinediensten. Informatie en technologie zijn cruciaal voor betere dienstverlening en het aanpakken van complexe opgaven. De maatschappelijke belangstelling voor mogelijkheden én dilemma’s is groot, zoals bij AI en het gebruik van algoritmen.

Apeldoorn gebruikt data om beter inzicht te krijgen in opgaven als mobiliteit, veiligheid en zorg, waarbij betrouwbaarheid, inclusiviteit, privacy en veiligheid leidend zijn. We ontwikkelen nieuwe data-producten zoals de Monitor Maatschappelijke Ontwikkeling, het Dashboard Veiligheid, de Sociale kaart, de Buurtbelever en de Vitaliteitsagenda. Ook voeren we een digitale “tweelingstad” in voor uiteenlopende toepassingen. Data worden ingezet voor inzicht, samenwerking en bedrijfsvoering, en open data worden gedeeld met inwoners en bedrijven. We versterken digitale competenties van medewerkers en verbeteren de digitale toegang, met oog voor inclusieve, gebruiksvriendelijke en persoonlijke dienstverlening, inclusief alternatieven voor wie niet digitaal vaardig is. Privacy, dataveiligheid en ethische afwegingen – zoals bij sensoren en algoritmen – zijn hierbij steeds geborgd.

We ronden in 2025 een analyse af om vast te stellen in hoeverre de klachtbehandeling voldoet aan de ‘Klachtenregeling gemeente Apeldoorn’ en de Algemene wet bestuursrecht en we werken in 2026 op basis van een plan van aanpak aan de verdere doorontwikkeling van de klachtbehandeling.

Op basis van de geregistreerde uitkomsten van de klachtbehandeling trekken we lessen voor de toekomst en sturen actief op het leereffect van de klacht.